¿Has escuchado hablar sobre algún sistema contable online o en la nube?

Si te has preguntado sobre los usos y beneficios que este tipo de herramientas puede brindarle a tu negocio, estás en el lugar adecuado.

Un sistema contable online o en la nube puede marcar un antes y un después en tu organización. Pero, para sacarle la mayor ventaja posible, necesitas entender a profundidad de qué tratan estas herramientas y cómo puedes sacarle el mayor provecho.

Por eso hemos puesto a tu disposición una guía completa para entender todo sobre los software contables en la nube.

Veamos.

¿Qué es un sistema contable online o en la nube?

Un sistema contable online o en la nube es una herramienta que permite a los gerentes y encargados de una empresa el almacenar, gestionar y utilizar información financiera. Justo como un software contable tradicional; pero con la notable diferencia de que la información no está almacenada en ningún dispositivo, sino que se encuentra en la nube de forma encriptada y protegida con una contraseña. 

Contabilidad Online o en la Nube vs Contabilidad Tradicional

Hay que aceptarlo. 

Toda empresa necesita algún tipo de herramienta para llevar la contabilidad. Incluso hasta una hoja de Excel puede brindar cierta solución.

Lo más probable es que tu compañía ya cuente con algún software contable para el almacenamiento de tus registros financieros. 

¿Pero, tienes el inconveniente de que este software esté instalado solo en algunos ordenadores? Probablemente, solo se pueda acceder desde la oficina o en el servidor local. Si, sin conexión remota.

Contrario a un sistema contable tradicional, un sistema contable online o en la nube se lleva a cabo en un servidor alojado por un proveedor de servicios en la nube de terceros, como Google Cloud o Amazon Web Services para dar un ejemplo.

De esta manera, si llegase a existir un problema de ciberseguridad o alguna otra violación a la red de la empresa, tus datos financieros no estarán disponibles para los invasores, ya que tu información está protegida tras una muralla impenetrable instalada por profesionales.

Un sistema contable online o en la nube se diferencia de un software de contabilidad tradicional en las facilidades que brinda para acceder a los datos de forma segura y rápida.

Por ejemplo, debido a la pandemia, este tipo de soluciones se ha popularizado aún más, ya que permite a los encargados tener acceso a los estados financieros de forma remota. Lo que también ha permitido la adaptación a la era digital a múltiples empresas.

Ventajas de contar con un sistema contable online o en la nube

Ya mencionamos que tener un sistema contable online o en la nube ha agilizado los procesos de transformación digital de las empresas. Pero eso no es todo.

Existen múltiples beneficios que comenzarás a notar desde el día 1.

Tienes una única fuente de información

Almacenar toda tu información financiera de forma segura en plataformas en la nube significa que tú y tu equipo de contabilidad pueden acceder a ella desde cualquier lugar y que todos los que tengan acceso verán los mismos datos.

La plataforma de software procesa la información con rapidez y la incorpora automáticamente a los informes, lo que te ayuda a entender los datos. 

Es una Solución Escalable 

Hacer crecer una empresa utilizando herramientas tradicionales supone utilizar modelos de costos variables en constante aumento. Costos que incluyen discos de almacenamiento, oficinas más grandes, equipos, etc. 

Sin embargo, las empresas que emplean soluciones en la nube no tienen que preocuparse por los costos de almacenamiento de datos, porque sus datos se almacenan, se mantienen y se acceden a ellos a través de Internet. 

Cuando surge la necesidad de escalabilidad, la empresa simplemente aumenta su plan de pago en la nube para cubrir el mayor ancho de banda que necesita. El mismo escenario ocurre cuando se alcanza la capacidad máxima de Google Drive o iCloud: se paga un extra para obtener más espacio de almacenamiento en la nube.  

La escalabilidad es importante en una solución de contabilidad porque a medida que la empresa crece en tamaño, clientela y procesos, necesitarás más espacio de almacenamiento de datos para albergar todos los datos de tus cuentas.

Es Muy Rentable

Estrechamente ligada a la escalabilidad está la eficiencia de costos de estas soluciones. El presupuesto que de otro modo se habrían gastado en equipos y mantenimiento puede ahorrarse porque la responsabilidad se traslada al proveedor del sistema contable online o en la nube. 

La otra ventaja es que no hay costos inesperados de los que deba cuidarse la dirección, como la gestión de los costos de la nube y las reparaciones tras un mantenimiento inesperado. 

Por último, un sistema contable online o en la nube no requiere supervisión de TI. Por lo tanto, las empresas no tienen que preocuparse de contratar personal para la resolución de problemas y las reparaciones. 

Accesibilidad remota 

La conexión a la nube requiere Internet. Eso significa que, independientemente del lugar en el que se encuentre el usuario, con un ordenador portátil y WiFi, podrá acceder al software contable para supervisar los procesos e intervenir, si es necesario. 

Con las soluciones de programas de contabilidad en la nube, las empresas pueden esperar que sus finanzas se ordenen todos los días sin importar dónde se encuentre el personal.

Ofrece Transparencia 

En un documento compartido de Google, si un miembro edita algo deja una huella digital que puede ser rastreada, analizada y revertida si es necesario. Para el departamento de contabilidad, un rastro visible es crucial para la auditoría interna y externa para el cumplimiento de los impuestos y la normativa. 

En el ámbito de la contabilidad, la transparencia y la auditoría sin complicaciones son de suma importancia. Las huellas digitales pueden garantizar la máxima transparencia posible. Además, como ocurre con todo lo que tiene que ver con los números, un error en la parte superior de la escala tendrá un efecto descendente. La huella digital permite a los equipos “retroceder en el tiempo” para localizar el error y remediarlo. 

Prevención de la pérdida de datos

Las investigaciones en múltiples empresas en el mundo han demostrado que el 31% de las pérdidas de datos se deben a fallos del hardware y el 29% a errores humanos. 

Esto demuestra la importancia de hacer copias de seguridad de los datos constantemente para poder acceder a ellos cuando se pierdan. 

El problema de las copias de seguridad manuales es que la gente puede olvidarse de hacerlas. O después de un largo día pueden mostrar negligencia para hacerlo. 

Es primordial realizar constantemente copias de seguridad de los datos y recuperarlos al instante en caso de accidente. Podría decirse que la mayor ventaja de un sistema contable online o en la nube es la conservación automática de los datos en la nube, independientemente de la intervención humana (piensa en cómo Google Docs guarda tus escritos sin que tengas que hacerlo manualmente). 

Otras consideraciones

Actualmente, hay varias plataformas y servicios disponibles en el mercado, por lo que no es fácil elegir el más adecuado. 

La mayoría de la gente no entiende cómo funciona la contabilidad y la informática en la nube, por lo que no sabe cómo elegir una buena opción para su negocio. He aquí algunos consejos que pueden ayudarte:

La seguridad y la reputación son claves – Lo primero que debes tener en cuenta es la seguridad y la reputación de la empresa que presta servicios de sistema contable online o en la nube. Examina el contenido de su sitio web y estudia detenidamente sus medidas de seguridad. 

Considera la flexibilidad: Tu empresa crecerá y evolucionará con el tiempo y necesitará sistemas de contabilidad sofisticados junto con mayores facilidades de almacenamiento. Debes asegurarte de que el proveedor de servicios ofrezca planes flexibles que te permitan crecer.

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